Draaiboek evenement

Draaiboek voor evenement

Voor een speciaal evenement waarbij er meerdere activiteiten op een dag zullen plaats vinden is het eigenlijk wel een must om een goed draaiboek te hebben. Op die manier is er een duidelijke richtlijn voor het verloop van de dag.

Draaiboek opstellen

Begin als eerste met het een overzicht te maken van de verwachte activiteiten voor het evenement. Probeer aan de hand van het overzicht een globale schatting te maken van de duur van de activiteiten en welke mensen (of bijvoorbeeld welke leverancier) er voor verantwoordelijk zijn. Houdt er rekening mee dat sommige activiteiten uit kunnen lopen en calculeer dus af en toe wat extra tijd in zodat de rest van het draaiboek van je evenement op schema kan verlopen.

Tabel

Maak een duidelijk tabel waar je in de 4 bovenste kolommen aangeeft:- tijd

– wat (welke activiteit)
– waar (plaats/podium)
– wie (wie is er verantwoordelijk voor)
Vul de tabel in met alle activiteiten en houdt nog wat extra ruimte over voor wat aantekeningen.
Noteer bij de kolom ‘wie’ ook de telefoon nummers van de betrokken personen. Print je draaiboek voor het evenement meerdere keren uit zodat meer personen er over kunnen beschikken.